Onboarding bezeichnet den Eintritt in eine neue Arbeitswelt. Der Prozess möchte so gut gestaltet sein wie das Betreten eines Flugzeugs, denn die Reise, die von da an beginnt, ist zunächst aufregend und neu. Auffällig viele Kandidat:innen im Krankenhaus kündigen aber schon vor dem ersten Arbeitstag, wie Haufe in einer Studie zeigt. Daher lohnt es sich, die Schritte des Onboarding schon vor dem eigentlichen Arbeitsantritt zu untersuchen.
Denn der Fachkräftemangel ist immer noch die größte Herausforderung für Kliniken in Deutschland und wird sich laut dieser Krankenhausstudie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BDO und dem DKI (Deutsches Krankenhausinstitut) noch verschärfen.
So sollte jede:r einzelne Kandidat:in im besonderen Maße Willkommen geheißen werden, um seine oder ihre Candidate Experience optimal zu gestalten und früh an das Krankenhaus zu binden.
Das Onboarding läuft in mehreren Schritten ab und beginnt schon vor der Vertragsunterzeichnung wie die Kliniken Ostalb in dieser Grafik treffend zusammenfassen.
Theoretisch beginnt das “An-Bord-Nehmen” also schon mit den Benefits und den Stellenanzeigen. Denn damit greift das Employer Branding des Krankenhauses und zeigt dessen Vorteile und Angebote für potentielle Bewerber:innen. Gerade für die zukünftigen Generationen ist eine ausgewogene Work-Life-Balance sehr wichtig. Außerdem ist die Generation Y und Z flexibel und kann sich aufgrund des Fachkräftemangels die Arbeitgeber aussuchen. Umso mehr sollten sich Krankenhäuser darum bemühen, schon bei ihrem Auftritt in den sozialen Medien einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Bleibend heißt, dass die Fluktuation der Mitarbeitenden durch eine gelungene Bindung so gering wie möglich gehalten wird.
Und tatsächlich gibt eine Fallstudie zum Onboarding von Beschäftigten in Kliniken an, dass ein gelungenes Onboarding eine 91%ige Bindungsrate im ersten Beschäftigungsjahr ermöglicht. Damit könnte auch die oben erwähnte Frühfluktuation überwunden werden.
Preboarding
Das sogenannte Preboarding, also die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn, erlangt also eine besondere Wichtigkeit und zeigt die Kommunikation eines Unternehmens.
Als erstes sollte für jeden Schritt des Onboardings eine Strategie festgelegt und die entsprechenden Ansprechpartner benannt werden. Denn es gilt, dem oder der neuen Mitarbeiter:in schon vor dem ersten Arbeitstag ein Gefühl von Sicherheit zu bieten.
Beim Preboarding sollte dafür möglichst eine Kontaktperson aus der Personalabteilung gewählt werden, die den persönlichen Kontakt herstellt und hält, bis die Arbeitsphase im Krankenhaus beginnt. Generell ist zu sagen, dass alle Schritte standardisiert sein können, die Ansprache jedoch das Gefühl vermitteln sollte, so persönlich wie möglich zu sein.
Nachdem ein Ansprechpartner gefunden ist, gehören zu den nächsten Maßnahmen die Bereitstellung der nötigen Informationen, Zugangsberechtigungen und auch die Gestaltung des Arbeitsplatzes selbst. Auch die Logistik des Hauses inklusive der vorhandenen Parkplätze sollte dem Ankömmling kommuniziert werden. Es hat sich darüber hinaus gezeigt, dass nicht alle Mitarbeitenden über die Benefits eines Hauses Bescheid wissen. Dies ist der Moment, um das Gesicht des Unternehmens von seiner schönsten Seite zu präsentieren und zu erklären, welche Vorteile ein Haus seinen Mitarbeitenden bietet.
Onboarding
Fachkräfte übernehmen dann die fachliche Einarbeitung. Weil ein Krankenhaus eine hohe Verantwortung hat, ist hier besondere Sorgfalt gefragt. Die persönliche Ebene, die letztlich eine emotionale Anbindung schafft, ist hierbei ebenso wichtig.
Regelmäßige Feedbackgespräche helfen auch in der folgenden Zeit dem Onboardee, seine Rolle im Krankenhaus zu finden, wie Haufe beschreibt. Dies ist ein essentieller Schritt, der unterschiedlich lang dauern kann. Es wird von einer Woche bis zu einem Jahr gesprochen. Eine längere Zeit der Begleitung kann durchaus eine langfristige Bindung herstellen.
Schritte des Onboardings
Am ersten Tag ist eine Willkommensveranstaltung mit einer Orientierungstour und Treffen der anderen Mitarbeitenden sinnvoll. Mögliche Fragen können dabei beantwortet, fehlende Unterlagen ersetzt und erste Kollegen und Kolleginnen kennengelernt werden.
Die Einführung eines Mentors oder einer Mentorin ist an diesem Punkt sehr hilfreich, damit Mitarbeitende wissen, an wen sie sich wenden können. Diese Person wird eine jeweilige Fachkraft sein und sollte ihre Aufgabe ernst nehmen, denn ein:e Mentor:in ist Vorbild, Ratgeber, Coach, Kritiker und Förderer und somit essentiell für den Berufseinstieg. Die persönliche Begleitung erhöht die Zufriedenheit des Mentees, sie sichert die Qualität der Versorgung der Patient:innen, indem sie Hard- und Softskills erklärt und hilft bei der Teambildung.
Regelmäßige Feedbackgespräche können helfen, den Neuankömmling besser kennenzulernen und gleichzeitig den gesamten Onboardingprozess zu reflektieren.
Auch Netzwerkveranstaltungen tragen dazu bei, die neuen Mitarbeitenden sofort einzubinden, auch mit der möglicherweise vorhandenen eigenen Familie.
Wie beim Preboarding ist es dabei möglich, die Maßnahmen zu standardisieren. Gleichzeitig sollten sie so flexibel gestaltet sein, dass sie persönlich auf die jeweiligen Bedürfnisse eingehen.
Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden emotional integriert werden und sich mit den Leitlinien des Unternehmens identifizieren können.
Handlungsempfehlungen und digitales Onboarding
Bei einer Umfrage von drei Krankenhäusern zum Onboarding-Prozess in der Pflege gaben die befragten Pflegekräfte an, im späteren Einarbeitungsverlauf vor allem Informationen zum Krankenhaus zu benötigen. Dabei geht es auch um Telefonnummern für entsprechende Ansprechpartner:innen. Ein digitales Onboarding kann jegliche Informationen bequem auf das Mobiltelefon übertragen. Damit kann Zeit gespart werden, die für lange Dienstwege und Personal benötigt wird.
Modularisierung der Schulungen und praxisnahes Training können auch durch digitale Lösungen unterstützt werden (siehe dazu: Onboarding - Kliniken Ostalb)
Dazu zählen Weiterbildungen und die Wertevermittlung eines Hauses. Somit können beide Seiten feststellen, ob sich Krankenhaus und Beschäftigte:r miteinander identifizieren und folglich integrieren können.
Wichtig hierfür ist die laufende Kommunikation, die vom Vorstellungsgespräch bis zum Abschlussgespräch der Probezeit möglichst in gegenseitigem Feedback respektvoll stattfindet. Die Art der Kommunikation, die hierfür entscheidend ist, kann auch als tranformational, offen oder auch als Teil eines “authentischen” (siehe dazu S.9, Organisationskultur) Führungsstils gesehen werden. Diese Stile stehen im Gegensatz zu dem autoritären Führungsstil, der im Krankenhaus lange Zeit geherrscht hat. Sich für eine offene Unternehmensführung zu interessieren, kann also auch den Prozess des Onboardings positiv beeinflussen.
Fazit
Das Onboarding kann so schon mit dem Vorstellungsgespräch beginnen und ist ein elementarer Ausdruck der Unternehmenskultur. Es zeigt sich, dass eine ausgereifte Kommunikationsstrategie während des gesamten Prozesses große Vorteile hat. Denn in der Kommunikation mit den Onboardees werden neben wichtigen Informationen gleichzeitig die Werte und Ansprüche eines Krankenhauses, genauso wie die Expertise und Arbeitsbedingungen vermittelt. Damit können Mitarbeitende frühzeitig gebunden und eine Fluktuation minimiert werden. Das wiederum spart Kosten der Wiedereinstellung und des Leerstandes. Gleichzeitig kann das Krankenhaus in der Kommunikation auch einschätzen, ob die oder der Mitarbeitende zu dem Unternehmen passt. Ein digitales Onboarding verspricht viele Vorteile und kann das persönliche Gespräch ergänzen. Außerdem spart es personelle Ressourcen.
In jedem Fall sollten sich Krankenhäuser eine Strategie zulegen, wie Onboardees früh angesprochen werden. Diese Strategie kann durchaus standardisiert werden und dient der Qualität der Patient:innenversorgung und damit der Zukunftsfähigkeit des Hauses.
